Rauch und Flammenschein bemerkte ein aufmerksamer Bürger durch Zufall am Montagabend an der Rückseite einer Halle der dort ansässigen Deko-Messezentrum AG im Industriegebiet Thüringer Tor (ITT) nahe dem Grabfeld-Ortsteil Queienfeld. Dort war offenbar eine Wärmepumpe zur Versorgung des Gebäudes in Brand geraten. Er informierte daraufhin über den Notruf die Rettungsleitstelle in Meiningen, die Alarm für die Feuerwehr Grabfeld und den Löschzug Mellrichstadt auslöste. Sofort setzten sich Einsatzkräfte der Feuerwehren Wolfmannshausen, Queienfeld, Jüchsen, Rentwertshausen, Bibra sowie der Löschzug Mellrichstadt in Bewegung. Die zuerst eintreffenden Kameraden der Feuerwehr Wolfmannshausen bestätigten bereits auf der Anfahrt das Feuer und begann zügig mit Löscharbeiten.