Eigener Inhalt Sie haben keine Post!

Susann Winkel
 Foto: AdobeStock

Weniger ist mehr gilt auch beim E-Mail-Postfach. Quillt Ihres immer nervig über? Dann probieren es doch einmal mit einerZero Inbox. Ist gar nicht so schwer

 
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Beim Briefkasten draußen an der Tür gibt es keine Ausrede. Zwei oder drei Tage nicht geleert, schon passt nichts mehr hinein. Beim digitalen Briefkasten verhält es sich anders. Der ist erst "voll", wen die maximal zur Verfügung stehende Datenmenge ausgereizt ist. Das können je nach beigefügten Anhängen der empfangenen E-Mails einige hundert oder viele, viele tausend sein. Und damit nimmt die Misere auch schon ihren Lauf.

Weil ständig neue E-Mails ankommen und nicht ständig Zeit und Muße für ihre Bearbeitung ist, bleiben die Nachrichten einfach im Posteingang. Wo sie mehr und mehr werden. Im schlimmsten Falle bleiben mit ihnen auch wichtige Aufgaben liegen. Langzeit-E-Mail-Geplagte schwören daher auf die Zero Inbox, den leeren Posteingang. Um zu diesem zu gelangen, muss das Prinzip Briefkasten nur ins Digitale übertragen werden. Das geht so:

Tomato-Timer
Ein aufgeräumtes Postfach ist schon einmal ein ziemlich guter Anfang für einen konzentrierten Tag im Homeoffice oder im Großraumbüro. Wenn da nur nicht noch all die anderen Ablenkungen wären. Der Kollege, der einen Plausch halten mag. Oder die leere Kaffeetasse, die dringend Nachschub verlangt. Wem es schwerfällt, am Computer dennoch bei der Sache zu bleiben oder überhaupt erst einmal in seine Aufgabe hineinzufinden, sollte auf die Tomate setzen. Die digitale Tomate, um genau zu sein. Die gibt es kostenlos unter www.tomato-timer.com oder in verschiedenen Timer-Apps, die den Zusatz "Pomodoro" tragen.
Pomodoro bedeutet ebenfalls Tomate und genau so eine hatte der Italiener Francesco Cirillo in der Hand, als er seine Pomodoro-Technik entwickelte. Seine Tomate war keine zum Reinbeißen, sondern eine Küchenuhr in Tomatenform, mit der er ausprobierte, wie lange eine effektive Arbeitseinheit dauern sollte. Das Ergebnis: 25 Minuten. Klingt wenig, ist aber viel, wenn man wirklich nur bei einer Aufgabe ist und sich durch nichts und niemanden davon ablenken oder unterbrechen lässt – auch nicht vom Telefon. Auf eine Pomodoro-Arbeitseinheit folgt eine fünfminütige Pause, zum Beispiel um sich endlich neuen Kaffee zu holen, dann geht es 25 Minuten weiter. Hört sich einfach an, lässt sich aber nur mit dem Blick auf die Armbanduhr nicht so gut einhalten. App oder Computerprogramm disziplinieren hier weitaus besser.

Feste Leer-Zeiten: Die Zeitung am Morgen, die Post am Nachmittag – häufiger geht niemand an seinen Briefkasten. Auch beim E-Mail-Postfach hilft ein fester Rhythmus, beispielsweise ein zweimaliges Abrufen der E-Mails pro Tag.

Alles rausnehmen: So wie der Briefkasten komplett geleert wird, wird auch der digitale Posteingang zur feste Leer-Zeit vollständig geleert. Dafür werden alle nicht weiter benötigten E-Mails gelöscht. Kleinere Aufgaben, etwa eine Termin-Bestätigung, werden sofort erledigt. Erfordert die Bearbeitung zu viel Zeit für den Augenblick, wird die E-Mail in einem dafür vorgesehenen Ordner abgelegt. So wie bei der "richtigen Post": aussortieren, erledigen, ablegen.

Keine Werbung: Auf dem Briefkasten schützt meist ein kleiner Aufkleber vor unerwünschten Einwürfen. Beim E-Mail-Postfach ist der Aufwand etwas größer. Hier müssen unerwünschte Newsletter, Werbe-Mails oder Benachrichtigungen jeweils einzeln abbestellt werden. Das geht aber meist ganz leicht – bis zum Ende der Nachricht scrollen und im Kleingedruckten auf den Link "abbestellen" oder "unsubscribe" klicken. Dauert auch nur wenige Sekunden und erspart tägliches Löschen.

Tipp: Greifen Sie zum "kleinen Schwarzen" – ein Anruf kann oft eine Flut an digitaler Korrespondenz ersetzen.


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